Het draait om vertrouwen bij online vergaderen

Tim zat, op zijn zolderkamer, met René en een klant, via Microsoft Teams, te vergaderen. René, sinds een jaar de compagnon van Tim, deelde enthousiast hun plannen, via een PowerPoint-presentatie, met de klant. Een kwartier later hadden ze het gesprek afgerond. Tim haalde koffie beneden. Ineens sloeg de schrik hem om het hart. Hadden ze de plannen wel zo digitaal moeten delen met hun klant? Was dat wel veilig? Waren de gegevens in de PowerPoint niet heel makkelijk te hacken? Je hoorde tegenwoordig allerlei verhalen dat Amerikaanse bedrijven niet aan onze Nederlandse veiligheids- en privacyrichtlijnen voldoen. Wat moest Tim nu doen?

De reactie van Tim kunnen wij ons voorstellen. Je moet altijd voorzichtig zijn als je online informatie deelt, maar in dit in geval hoeft Tim zich geen zorgen te maken. De online vergadertool van Microsoft voldoet aan onze Nederlandse AVG-richtlijnen. Wil je weten waarom wij deze uitspraak durven te doen? Neem dan 3 minuten de tijd en lees hieronder wat de reden is dat je het Amerikaanse Microsoft Teams, net als Tim, met een gerust hart kunt gebruiken en daarmee ook AVG-proof online kunt vergaderen.

Welke vergadertool kies je?

Coronatijd betekent vanuit huis samenwerken. Daarom zijn heel veel ondernemers ineens veel actiever geworden met online vergaderen, het verzorgen van online trainingen en het geven van webinars. Het zijn nu een van de belangrijkste middelen om eenvoudig en snel met anderen te kunnen communiceren. Er zijn verschillende tools die je kunt gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan Zoom, Google Meet, Skype for Business, WebeX, Blue Jeans en Microsoft Teams. De meeste ondernemers kiezen een tool, waarmee ze bekend zijn of die door anderen wordt aanbevolen. Logisch toch? Toch is het verstandig stil te staan bij de beveiliging van de informatie die je deelt via een online tool.

AVG

Tijdens het online vergaderen moet iedereen in Nederland, naast de technische randvoorwaarden, ook goed rekening houden met de regels die beschreven staan in de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). In het nieuws wordt nu enorm getwijfeld aan de privacy en beveiliging van de gegevens, die je deelt via Zoom. Het is sommige docenten zelfs al verboden deze tool nog te gebruiken.

Is Microsoft Teams AVG-proof?

Hoe zit dat bij Microsoft Teams? Al ruim voordat de AVG van kracht was, in mei 2018, heeft Microsoft bekeken hoe zij al haar producten volgens de Nederlandse richtlijnen AVG-proof kon maken. Alle zakelijke producten van Office 365 zijn toen zo ingericht en/of aangepast dat je ze AVG-proof kunt gebruiken, of zoals de internationale titel luidt dat ze GDPR-proof zijn.

Vertrouwen

Op het product van Microsoft kun en mag je dus vertrouwen. Maar eigenlijk draait het binnen een online gesprek om het onderlinge vertrouwen. In een online omgeving kun je namelijk documenten delen, gegevens opslaan, notulen maken, met elkaar chatten of opnamen maken. Daarbij ga je er vanuit dat iedereen vertrouwelijk omgaat met dat wat je deelt en dat ze ervoor zorgen dat de informatie niet op straat komt te liggen. Het is dus niet alleen belangrijk om te weten of een tool voldoet aan de AVG-richtlijnen, maar bovenal of je in vertrouwen via een vergadertool informatie met elkaar kunt delen. Met Microsoft Teams zet je in ieder geval een goede eerste stap!

Het kan echt!

Tim kan dus ook in het vervolg prima online vergaderingen organiseren via Microsoft Teams. Belangrijk om te weten is of ze elkaar onderling genoeg vertrouwen, opdat iedereen voorzichtig omgaat met de informatie die ze online delen.

Quote van Microsoft over Privacy: “Microsoft heeft als missie dat iedereen en iedere organisatie meer uit zichzelf kan halen. Vertrouwen staat centraal in alles wat we doen, omdat we al lang weten dat mensen geen technologie gebruiken die ze niet vertrouwen. We geloven ook dat privacy een fundamenteel recht is dat moet worden beschermd.”

Meer lezen over Microsoft en AVG, kijk dan eens op de pagina ‘Vragen over Microsoft en de AVG’