Door het Corona-virus werken we zoveel mogelijk vanuit huis. Dat is voor sommigen enorm zoeken wat kan wel, wat niet en hoe dan. Wij hebben 8 tips op een rij gezet om een online vergadering zo soepel mogelijk te laten verlopen. Want professioneel gezien is het belangrijk om je altijd op de juiste manier te presenteren, ook vanuit huis.

 

1. Zorg voor een goede omgeving 

Zorg voor een geschikte ruimtewaar je ongestoord je werk kunt doen. Is dit niet mogelijk? Gebruik dan een headset om het achtergrondgeluid zo goed mogelijk te dempen.

Zorg er ook voor dat je ‘furry friend’, bijvoorbeeld je kat of een lieve peuter, buiten beeld blijft. Dit is één keer leuk, maar daarna irritant en onprofessioneel.  

2. Probeer technische problemen te voorkomen

Zorg dat je je altijd goed en op tijd voorbereid om technische problemen tijdens de vergadering te voorkomen. Doet je WiFi het? Je geluid? Je camera? Begrijp je het programma, waarmee je gaat vergaderen? Ja, hoppa, dan kun je beginnen!   

Een suggestie: Maak gebruik van Microsoft Teams, dit programma heeft heel veel mogelijkheden om van thuiswerken weer samenwerken te maken. 

3. Doe niet alsof je thuis bent 

Wanneer je thuiswerkt, ben je inderdaad in je huis. Misschien zou je het liefst wel de hele dag in je trainingspak willen zitten. Maar ook deze dag is, net als anders, een gewone werkdag. Je wilt je collega’s toch niet laten schrikken, doordat ze jou in je pyjama online aantreffen. Kom altijd goed voor de dag!    

4. Laat je gezicht zien 

Door je camera aan te zetten, kom je over alsof je betrokken bent. Het is in het begin misschien ongemakkelijk om jezelf op beeld te zien, maar dit voelt na een tijdje echt wel meer vertrouwd.   

5. Onderbreek niemand en gebruik de mute-knop 

Een online vergadering kan een enorme chaos zijn wanneer iedereen door elkaar gaat praten. Laat elkaar uitpraten. Je kunt bijvoorbeeld ook de afspraak met elkaar maken om je hand op te steken, wanneer je iets wilt vertellen. Daarnaast is de mute-knop erg handig. Zet deze aan, wanneer je niks te zeggen hebt.  Dat voorkomt ruis tijdens de vergadering

6. Blijf met je aandacht bij de vergadering 

Het is erg verleidelijk om tijdens de vergadering tussendoor je mail te bekijken of misschien zelfs even op Facebook te surfen. Toch merkt een ander het echt wel dat je aan het afdwalen bent. Zorg dat je je focust op de andere deelnemers en op dat wat zij te zeggen hebben, zodat jij hierover ook kunt meepraten. 

7. Werk transparant 

Wanneer je als team alleen nog maar virtueel werkt, kunnen je collega’s niet altijd zien waarmee jij bezig bent. Hierdoor kunnen ze twijfels krijgen over wat jij allemaal aan het uitspoken bent tijdens het thuiswerken. Zorg er daarom voor dat je je collega’s blijft updaten over je werkzaamheden. 

Via Microsoft Teams kun je zeer eenvoudig documenten met elkaar delen. Handig voor een online vergadering. Ook kun je direct notulen maken en de vergadering opnemen, zodat je ‘m later nog eens terug kunt kijken.

8. Organiseer een virtuele vrijmibo 

En last but not least…..de vrijdagmiddagborrel! Deze zorgt voor een ontspannen einde van de werkweek en een fijne sfeer tussen jou en jouw collega’s.  Helaas kan dit niet meer in de bedrijfskantine. Gelukkig leven we in een digitaal tijdperk en kunnen we deze wel online voortzetten! 

 Organiseer een vrijmibo met een goed Corona-doel!