Documenten opslaan in Microsoft 365

Heb jij de overstap naar Microsoft 365 al gemaakt? Werken in de Cloud, met Teams, je ontkomt er bijna niet aan. 

Veel mensen die met M365 gaan werken, worstelen nog wel met de vraag: waar sla ik mijn documenten op? Vroeger sloeg je alles gewoon op op de G-schijf, I-schijf of hoe de opslaglocatie ook heette in jouw bedrijf. Honderden mapjes op 1 schijf, zonder enige structuur of vindbaarheid maar toch... je was het zo gewend en wist uiteindelijk precies in welk hoekje van deze enorme hoeveelheid data, jouw mapjes zich bevonden... Ze zien door de M365 bomen echter nu het bos niet meer. 

Sla ik mijn documenten op in Teams? Op mijn persoonlijke OneDrive? Of toch stiekem nog gewoon op de fileserver van de computer zelf? Bij veel bedrijven heerst er onduidelijkheid over hoe je documenten opslaat met een duidelijke structuur en volgens goede onderlinge afspraken. 

Drie opslaglocaties
Microsoft 365 heeft ongeveer 30 apps om productief te werken. Om dit te laten slagen en ook daadwerkelijk productiever te kunnen werken, moet er eerst structuur in de chaos komen. Dit begint met een goede documentenopslag. Als dat in orde is, kun je dieper in M365 duiken om de apps in te gaan zetten in jouw bedrijf. 

Binnen M365 zijn er drie mogelijkheden om documenten op te slaan: OneDrive, SharePoint en Teams.

Om het eenvoudig te houden en te maken, zijn er drie hoofdregels die je kunt onthouden om te bepalen waar je wat wanneer opslaat:

1. OneDrive = IK
Voor persoonlijke documenten, vaak nog in een conceptfase. Wil je iemand toegang geven tot dat document, kan dat. Wie je toegang geeft, bepaal je zelf.
2. Teams = WIJ
Voor documenten die van belang zijn voor een groep of team en waaraan de groep of het team wil samenwerken. De eigenaar van de groep bepaalt wie toegang heeft tot de groep en daarmee tot de documenten.
3. SharePoint = IEDEREEN
Voor documenten die af zijn, die iedereen in mag zien. De eigenaar van een site bepaalt wie toegang heeft tot die site en daarmee tot de documenten. Door tags mee te geven aan documenten kun je structuur meegeven en daarmee ook de vindbaarheid vergroten.

Wat doen we met de fileserver?
Op een moderne werkplek en in een ideale wereld komt er gaan fileserver meer voor in jouw onderneming. De documenten staan in de cloud en elke medewerker kan altijd en overal, met elk device, aan het werk. Uiteraard zijn er ook scenario's te bedenken waarin een volledige overstap naar digitaal werken (nog) niet mogelijk is. In dat geval kun je kiezen voor een hybride variant.

Je kunt kiezen voor een hybride situatie waarbij je enerzijds gebruik maakt van OneDrive, Teams en SharePoint en anderzijds nog een fileserver gebruikt.

Het is goed om dan duidelijke afspraken te maken en deze ook vast te leggen, wat je op de fileserver opslaat en wat binnen de Microsoft 365-omgeving.

Weg met vervuiling
Een van de grote voordelen van werken met M365 is dat de vervuiling een stuk minder wordt. Denk hierbij aan de eindeloze mappenstructuur waart je nooit iets kunt vinden maar ook aan de mapjes met namen van personen. Wat gebeurt er met de inhoud van die mapjes als Peter, Suus of Karin uit dienst gaat? Daarnaast is er op een fileserver altijd sprake van een onduidelijke rechtenstructuur waarbij je afhankelijk bent van je ICT bedrijf als je hierin iets wilt aanpassen.

Winst met M365
Als je de overstap maakt naar Microsoft 365, heb je de kans je hele structuur opnieuw op te zetten en met een schone lei te beginnen. En deze lei ook schoon te houden. In plaats van bestanden versturen naar collega’s – waardoor dubbele bestanden ontstaan, waarvan niemand meer weet wat de meest recente versie is – kun je nu bestanden gaan delen. Zo hou je grip op je bestanden. Ook het beheren van de rechten is binnen Microsoft 365 vele malen makkelijker dan op een fileserver.