7 voordelen van het automatiseren van processen

Binnen organisaties vinden veel bedrijfsprocessen plaats die gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden. Denk aan het aanvragen van verlof of het aanvragen van een laptop, het afhandelen van klachten of het laten ondertekenen van arbeidscontracten.

Deze werkzaamheden zorgen bij medewerkers vaak voor overvolle mailboxen en frustraties door uitblijvende antwoorden. Bovendien kosten de handmatige processen enorm veel tijd, die in de praktijk beter besteed kan worden aan het uitvoeren van werkzaamheden waar het écht om gaat. Daarom is het slim om de processen binnen je organisatie waar mogelijk te automatiseren. 

1. Structuur aanbrengen

Bedrijfsprocessen bevatten een grote hoeveelheid informatie. Dat is zeker het geval bij grote bedrijven, waardoor het lastig is om door de bomen het bos te blijven zien. Het is daarom een goed idee om alle processen en informatie eens rustig van een afstand te bekijken. Zo krijg je snel in de gaten aan welke taken je veel tijd besteedt en op welke gebieden je de nodige tijdwinst kunt boeken.

Het is handig om deze processen voor jezelf uit te tekenen. Daardoor word je gedwongen om er kritisch naar te kijken en vallen bepaalde obstakels beter op. Het inzicht in de bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie vormt ook de basis voor het structureren – en waar mogelijk zelfs automatiseren – van bepaalde processen.

2. Productiever werken

Handmatig uitvoeren van regelmatig terugkerende werkzaamheden is niet echt productief. Denk hierbij bijvoorbeeld aan terugkomende werkzaamheden als het overtypen van papieren formulieren, het aanmaken van een projectteam of het invoeren van contracten.  

Het automatiseren van die repeterende handelingen zorgt er voor dat de productiviteit van jou en jouw collega's behoorlijk wordt verhoogd.

Routinematige taken kunnen sneller worden uitgevoerd, waardoor je meer tijd overhoudt voor belangrijkere zaken.

Wil je als bedrijf nóg effectiever te werk gaan? Zorg er dan voor dat je processen automatiseert die afdeling- of team-overstijgend zijn. Zo kun je processen waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn met behulp van ICT eenvoudig aan elkaar koppelen. Zo wordt de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen ook nog eens verbeterd. Twee vliegen in één klap!

3. Fouten elimineren

Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Ook binnen bedrijfsprocessen maken mensen fouten. Denk aan een typefout of het onvolledig aanleveren van bepaalde documenten. Dergelijke fouten worden snel gemaakt, maar kunnen grote gevolgen hebben.

Wanneer je jouw bedrijfsprocessen binnen je bedrijf automatiseert, levert dat je gegarandeerd minder fouten op. Doordat het handmatig verwerken van gegevens wordt geminimaliseerd, wordt ook de kans op menselijke fouten flink beperkt. Binnen geautomatiseerde processen kun je namelijk slimme controles uitvoeren. Zo’n ‘checkpoint’ controleert of aan alle gestelde eisen is voldaan en of alle informatie juist is ingevoerd, voordat het proces kan worden voortgezet.

4. Inzicht krijgen

Een ander voordeel van procesautomatisering is dat het heel eenvoudig wordt om processen te meten en de voortgang te bewaken. Zo weet je precies wie, wat, op welk moment en hoe vaak gedaan heeft. Dat zorgt voor heldere inzichten die jou helpen om bedrijfsprocessen nog beter in te richten.
Je weet dus exact wanneer bepaalde zaken afwijken van het gemiddelde waardoor je daarop kunt bijsturen.

Daarnaast is het natuurlijk erg handig om al die informatie inzichtelijk te maken. Dat kun je bijvoorbeeld doen door zogenoemde visuele dashboards te creëren. Daarin kun je alle informatie weergeven die jouw bedrijf helpt om nog beter te presteren. Op die manier kun je vaststellen hoeveel tijd je met welke zaken bezig bent en waar de knelpunten zich bevinden. Die kun je vervolgens oplossen, waardoor de processen steeds vloeiender verlopen.

5. Groei stimuleren

Hoe groter en complexer jouw bedrijf wordt, hoe meer processen zich afspelen.
Het lastige is dat er vaak veel personen, soms ook nog van verschillende afdelingen, bij de processen zijn betrokken. Het verloop van een proces is dus vooral afhankelijk van de medewerkers van jouw bedrijf die daarmee veel verantwoordelijkheid voor dat proces moeten nemen. Maar is iemand een aantal weken op vakantie? Dan ligt het proces waar diegene bij betrokken is dus ook een tijdje stil.
Dat is niet bevorderlijk voor de doorlooptijd van het betreffende proces.

Waar je als bedrijf bij handmatige uitvoering tegen capaciteitsgrenzen aanloopt, heb je daar bij geautomatiseerde processen veel minder last van. Hoe meer processen je binnen je bedrijf hebt geautomatiseerd, hoe eenvoudiger, sneller en voordeliger je in groei kunt investeren. Dat vergroot de schaalbaarheid van je organisatie.

6. Duidelijkheid geven

Binnen bedrijven komt het regelmatig voor dat medewerkers niet precies weten op welke momenten ze bepaalde taken moeten uitvoeren. Dat heeft grotendeels te maken met onduidelijke communicatie over de uit te voeren taken. Wanneer je processen binnen je bedrijf automatiseert weet iedereen welke medewerker voor welke taken verantwoordelijk is en op welke momenten de bijbehorende werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. Je hoeft je medewerkers geen seintje meer te geven om een taak uit te voeren.

In een geautomatiseerde workflow wordt iedereen automatisch op de hoogte gesteld.

Daarvoor is het vrijwel onmogelijk dat stappen binnen een proces over het hoofd worden gezien. Alle processtappen zijn namelijk gekoppeld aan specifieke medewerkers binnen je bedrijf. Dat zorgt voor een soepel verloop.

7. Beter en sneller

De conclusie is duidelijk : automatiseren van terugkerende bedrijfsprocessen is beter, sneller en goedkoper voor jouw bedrijf. Procesautomatisering levert jouw bedrijf gestructureerde en gestroomlijnde processen op. Daar pluk je als bedrijf alleen maar de productieve vruchten van. Je bent dan niet meer afhankelijk van de aanwezigheid of bereidwilligheid van medewerkers en je laat tijdrovende processen sneller verlopen, waardoor jouw medewerkers zich kunnen focussen op hun kerntaken. Dat biedt jouw bedrijf meer ruimte om te groeien.