Een opgeruimd begin van 2022

Barst je inbox na de kerstvakantie uit zijn voegen? Is het opschonen van je mailbox haast een dagtaak, die elke dag terugkomt? Nergens voor nodig! 

Hoe besluit je wat je met elke mail moet doen? Alles lijkt immers belangrijk en misschien heb je het ooit nog nodig...

Weggooien
Nieuwsbrieven die je toch nooit leest of een mail over een vergadering die vorige week plaatsvond? Schrijf je uit bij de nieuwsbrief en verwijder de rest direct.

Heb je iets niet meer nodig: gooi het weg.

Archiveren
Zaken die zijn afgehandeld maar die je wellicht later nog nodig hebt, archiveer je in een aparte map. Denk hierbij aan die notulen die je misschien ooit nog wilt lezen, facturen van bestelde producten, of gemaakte afspraken die je misschien ooit nog eens nodig hebt

Hoef je er niks mee te doen, maar heb je het misschien ooit nog nodig: archiveer het.

Meteen doen
Mails die taken bevatten die je makkelijk binnen 5 minuten kunt doen, voer je direct uit. Dat kan bijvoorbeeld een mail zijn waar je een korte reactie op moet geven of een verzoek of je iets kan aanpassen in de planning.

Duurt het uitvoeren van deze taken korter dan vijf minuten: doe het meteen.

Delegeren
Zaken die niet door jouzelf opgepakt hoeven te worden, delegeer je  aan je collega’s. Natuurlijk voorzien van heldere instructies om te voorkomen dat er fouten worden gemaakt. ‘Zaken over de schutting gooien”, daar heb je alleen jezelf mee dus dat is niet zo handig :-) .

Dus, is het niet jouw werk: delegeer het.

Inplannen
Taken waarbij de uitvoering langer nodig heeft dan vijf minuten, plan je in.
Korte klussen kun je inplannen op je takenlijst in Outlook. Deze kun je prima doen tussen andere werkzaamheden door.

Klussen die langer duren dan 30 minuten plan je het beste in je agenda. Je kunt natuurlijk niet eventjes tussendoor de jaarcijfers doornemen wanneer deze taak twee uur duurt.  Daar moet je tijd voor vrijmaken en inplannen.

Het begin is er. We gaan het opschonen van je inbox nóg iets gemakkelijker maken. Uiteraard wil je voorkomen dat, terwijl je net lekker bezig bent met puinruimen, je al weer nieuwe mails binnenkrijgt waar je op moet reageren. Voor je het weet beland je tijdens het opruimen al weer in een maildiscussie en is het dweilen met de kraan open. 

Twee tips om dit te voorkomen;

Laat je Out of Office aan
Begin jij maandag na de vakantie direct met je normale werkzaamheden, dan zul je merken dat je geen tijd hebt om je inbox compleet op te schonen. Voorkom daarom dat nieuwe mailtjes en verzoeken kunnen binnenstromen, terwijl jij de boel bijwerkt: laat je out-of-office één dag langer aan. Niemand die het ziet en doorheeft als jij thuiswerkt. 

Tijdens het puinruimen verstuur je geen enkele mail
Om effectief je mailbox op te schonen is het goed om geen mails te sturen terwijl je er nog mee bezig bent.
Ten eerste omdat je niet wilt dat collega’s of klanten al reageren voordat jij volledig up-to-date bent. Ten tweede is het enorm ineffectief wanneer jij op een mail reageert en er later achter komt dat er zich nog een nieuwere mail met aanvullende informatie in je inbox bevindt.

Moeilijker dan dit is het niet! Doe je dit één dag voordat je na die vakantie aan de slag gaat, dan begin je fris en voorbereid. En dat hoeft niet lang te duren: hanteer je bovenstaande regels en principes dan ga jij als een trein door je inbox heen en ben je gegarandeerd binnen één uur klaar. Op naar een frisse start!