De 9 Do's en Don'ts voor emailhandtekeningen

Je hebt ze vast wel eens gezien: handtekeningen onder de email met alleen een voornaam, met allerlei afleidende plaatjes of bewegende draaimolens, handtekeningen met daarin bijna het hele CV van de afzender. Maar hoe moet het nu eigenlijk?

De contactgegevens onder aan jouw mail, zijn het belangrijkste van heel de e-mailhandtekening. Hierdoor weet de mailontvanger namelijk hoe hij met jou in contact kan komen als hij een vraag of een opdracht voor jou heeft. 

Volg onze Do’s en Don’ts op en verander jouw e-mailhandtekening eenvoudig in een digitaal visitekaartje! 

1. Geef niet ALLES prijs
Voeg alleen essentiële contactgegevens toe aan een e‑mailhandtekening. Dit zijn: naam, functie, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, webadres en e‑mailadres. Te veel contactgegevens kan opdringerig of zelfs wanhopig overkomen. Gebruik ook niet meer dan vier tot zeven regels voor contactgegevens. Gebruik je er meer, dan ziet de handtekening er niet meer overzichtelijk uit en is het lastiger te lezen. Typisch geval van: “Less is more!”.

2. Zorg dat op iedere handtekening de volledige naam staat
Meer dan 30% van de professionals vermeldt hun naam niet in hun e‑mailhandtekening. Ze gebruiken alleen de bedrijfsnaam of de naam van de afdeling.
De standaardregel voor e-mailhandtekeningen is dat de voor- en achternaam altijd bovenaan wordt weergegeven. De naam moet de eigen naam zijn, geen bijnaam. Mocht een medewerker dat willen, kan altijd een tweede (bij)naam of initiaal worden toegevoegd.
 

3. Zorg dat alle contactgegevens altijd up-to-date zijn
Het belangrijkste doel van een e‑mailhandtekening is om contactgegevens aan ontvangers door te geven. Als de informatie niet up-to-date is, dan mist de e‑mailhandtekening zijn doel. Mensen krijgen een andere functie, telefoonnummers wijzigen, bedrijven verhuizen van kantoor, zorg er dus voor dat dit goed wordt weergegeven in de e‑mailhandtekeningen van jouw bedrijf.
 

4. Vergeet niet om een ‘mailto:’-link aan uw e‑mailadres toe te voegen
Veel mensen denken dat het zinloos is om het eigen e‑mailadres op te nemen in de e‑mailhandtekening. Het is toch duidelijk van wie het bericht afkomstig is door naar het ‘Van’-veld te kijken? Dat is inderdaad vaak het geval, maar sommige e‑mailprogramma’s, zoals Outlook, gebruiken weergavenamen in plaats van e‑mailadressen om de leesbaarheid en herkenbaarheid te verbeteren. En wanneer een e‑mail wordt doorgestuurd naar iemand anders, krijgt de ontvanger de weergavenaam te zien in plaats van het e‑mailadres. ‘amanda.zwart@hotmail.com’ wordt bijvoorbeeld weergegeven als ‘Amanda Zwart’, wat niet altijd handig is als u die persoon een e‑mail wilt sturen.

De beste manier om dit te voorkomen, is door wel een e‑mailadres toe te voegen en er een ‘mailto:’-link aan te koppelen, zodat iemand altijd heel eenvoudig een e‑mail naar de oorspronkelijke afzender kan sturen.

5. Gebruik verschillende handtekeningen voor interne en externe ontvangers
Dit is vooral belangrijk als jouw bedrijf verspreid is over meerdere kantoorlocaties en/of een groot aantal medewerkers heeft. Intern hoef je niet telkens het complete bedrijfsadres en al je gegevens door te geven, maar jouw functietitel, afdeling en toestelnummer, maken het voor collega’s eenvoudiger om contact met je op te nemen.
Voor externe berichten zorg je dat je handtekening aan alle eisen voldoet.

6. Voeg geen persoonlijke informatie toe
We hebben het hier over een professionele e‑mailhandtekening. Dit is uiteraard niet de plek waar jij je persoonlijke Twitter of LinkedIn pagina kunt promoten :-). Persoonlijke gegevens over jezelf horen niet te worden vermeld voor zakelijke doeleinden of tijdens communicatie met professionele partners. Grote kans dat zij niet zo geïnteresseerd zijn in wat jij op Social media te melden heeft, en andersom wil je waarschijnlijk liever ook niet dat zakenrelaties ieder uur van de dag contact met je kunnen opnemen. Werk en privé gescheiden houden. 

7. Vergeet niet om wetgeving te controleren
Afhankelijk van de sector of branche waarin jij werkt, kan het zijn dat jouw e‑mailhandtekening voorzien moet zijn van aanvullende informatie, zoals een KvK-nummer, kantooradres en/of btw-nummer. In veel Europese landen zijn dit wettelijke vereisten, dus loop niet het risico dat jouw organisatie hierdoor tegen een boete aanloopt. Zorg dat je weet welke regels van toepassing zijn op jouw bedrijf, zodat je altijd de juiste inhoud aan jouw e‑mailhandtekeningen toevoegt.

8. Overweeg om een foto toe te voegen
Een foto in de e‑mailhandtekening wordt door veel mensen in financiën, onroerend goed en de advocatuur gebruikt om een persoonlijk tintje toe te voegen aan zakelijke e‑mailcommunicatie. Zonder foto zijn afzenders een minder persoonlijke, en onbekendere persoon aan de andere kant van een e‑mailbericht. Jouw gezicht laten zien, is een mooie manier om extra vertrouwen te winnen en positieve zakelijke relaties op te bouwen.

9. Creëer verschillende handtekeningen voor verschillende afdelingen/locaties
Werkt jouw bedrijf met verkopers die niet op kantoor werken? Heb jij medewerkers in dienst die op verschillende locaties werken? Maak dit bekend en communiceer dit in hun e‑mailhandtekeningen. Je kunt ruimte geven door ieder team te laren werken met een ander template voor hun e-mailhandtekening. Eentje die precies aansluit bij de behoeften van hun afdeling. Geef bijvoorbeeld de handtekening van het marketingteam mogelijkheden voor extra branding, en voorzie het verkoopteam van een promotiebanner. Maar zorg wel dat de huisstijl in alle handtekeningen gelijk is en dat je herkenbaar bent.