8 voordelen van het digitaliseren van je bedrijfsadministratie

Een schoenendoos vol kassabonnen, Excelsheets vol gegevens en mappen vol facturen. Eens in de zoveel tijd wordt deze hele papierwinkel vervolgens overhandigd aan de accountant voor de btw-aangifte.

Klinkt dit jou bekend in de oren?

Deze manier van werken is behoorlijk omslachtig, tijdrovend en foutgevoelig. Niet vreemd dus, dat steeds meer mkb-bedrijven ervoor kiezen om hun administratie te digitaliseren.  

Je kunt de bedrijfsadministratie digitaliseren om diverse redenen. We noemen er 8.

1. Ruimtebesparing
Bonnen en facturen hoeven niet meer fysiek bewaard te worden. Volle archiefkasten met bergen mappen zijn dan ook verleden tijd. De administratie is namelijk online beschikbaar in de Cloud! Hierdoor bespaar je een hele hoop ruimte op kantoor. Daarnaast is het op deze manier onmogelijk om je administratie te verliezen, ook als er bijvoorbeeld een brand uitbreekt. Mooi meegenomen want zo voldoe je altijd aan de bewaarplicht van de administratie van de Belastingdienst. 


2. Tijdbesparing
Wanneer je je administratie digitaliseert, hoef je geen tijd meer te besteden aan het overzetten van gegevens tussen verschillende systemen. Voorheen moest je de gegevens handmatig overzetten met knip- en plakwerk, of de bonnen en facturen handmatig overtypen. Bovendien plukt de accountant ook de vruchten van de digitalisatie, aangezien deze minder tijd kwijt is aan het doorspitten van de administratie. 

3. Nooit meer een document kwijt
Inkomende documenten scan je gelijk met een scan en herken oplossing, waarna ze automatisch in de Cloud terecht komen. Bonnetjes bewaren wordt een stuk eenvoudiger met een digitale financiële administratie. Je raakt nooit meer een bon of factuur kwijt en bovendien kun je in de Cloud gelijk je administratie terugvinden. 


4. Altijd en overal inzichtelijk
Omdat de administratie beschikbaar is in de Cloud, kun je deze altijd en overal inzien. Dit is handig wanneer je niet op kantoor bent maar even snel iets wilt opzoeken, bijvoorbeeld tijdens het thuiswerken.


5. Koppelen aan je ERP- of boekhoudsysteem is mogelijk
Digitale systemen zijn vaak te koppelen aan het ERP- of boekhoudsysteem d.m.v. een API-koppeling. Deze koppeling zorgt ervoor dat verschillende systemen met elkaar communiceren. Door middel van deze koppeling worden de gegevens van bonnen en facturen automatisch ingeladen in jouw systeem. 


6. Beter voor het milieu (en de portemonnee)
Overstappen naar een digitale bedrijfsadministratie bespaart op de lange termijn een hele hoop papier. Dit is niet alleen goed voor het milieu, je bespaart ook een hoop kosten op papier, inkt en portokosten.

7. Minder foutgevoelig
Alle acties waar menselijke handelingen aan te pas komen, kunnen fouten bevatten. Zo ook in de administratie. Hierin kunnen gegevens ontbreken of deze kunnen verkeerd zijn vastgelegd. Kies daarom voor software met zogenoemde scan en herken technologie. Deze technologie scant de administratie, waarna deze binnen enkele seconden wordt omgezet naar gestructureerde data. Overtypen en fouten in rekeningnummers door handmatige handelingen zijn dan ook verleden tijd.


8. Overzichtelijk
Omdat de data automatisch wordt ingeladen in het boekhoudsysteem, hoef je niet meer te rekenen om te zien hoe het bedrijf ervoor staat. Door de administratie te digitaliseren, zie je altijd in een overzicht hoeveel geld er precies binnenkomt en hoeveel er uitgaat. Je eigen data hoeven interpreteren is verleden tijd

Al die voordelen klinken goed, toch? Door de administratie te digitaliseren kun je tot 70% aan verwerkingstijd besparen. De administratie digitaliseren kun je dus ook het best zo snel mogelijk doen. Wacht niet tot het volgende kalenderjaar en leg nu de basis voor een digitale boekhouding!