Laat je jouw ICT al voor jou werken?

Als je ICT gaat inzetten om de bedrijfsprocessen binnen jouw onderneming te optimaliseren en automatiseren, zal het positieve effect vrijwel gelijk merkbaar zijn.

Wat zijn de gevolgen en waar moet je rekening mee houden?

Sneller werken
Door analoge en handmatige processen met behulp van handige ICT technologie, doeltreffender in te richten, kan informatie sneller worden verwerkt en kunnen processen dus sneller worden doorlopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het automatiseren van terugkerende processen, die bij handmatige uitvoering veel tijd in beslag nemen. Door repeterende processen vaste structuur te geven en de uitvoering hiervan eenvoudiger te maken, kun je direct tijdwinst boeken. Geen bedrijf die daar ‘nee’ tegen zegt. En omdat alle voor een proces benodigde data op één centrale locatie wordt opgeslagen, wordt de vindbaarheid van informatie ook nog eens verbeterd.

Nauwkeuriger werken
Door de processen binnen jouw bedrijf meer en meer te automatiseren, voorkom je dat elke medewerker zijn eigen proces blijft hanteren en zijn eigen informatie blijft gebruiken. Dat komt de nauwkeurigheid van het proces aanzienlijk ten goede. Alle gegevens zijn transparant in het proces vastgelegd en niet voor discussie vatbaar. Dat maakt het voor iedereen in jouw organisatie helder welke informatie geldig is en waar die zich bevindt. Daardoor wordt de kans op fouten in de bedrijfsprocessen vrijwel nihil. 

Autorisatie
Jouw medewerkers weten als geen ander waar de winst op de werkvloer – zowel in tijd als in geld – kan worden behaald. Zij worden dus volop betrokken bij de inrichting van de processen en zijn daardoor eerder bereid om mee te denken over toekomstige innovaties. Maar om te voorkomen dat elke medewerker te pas en te onpas brongegevens kan aanpassen, is het verstandig om zaken als toegang tot de brongegevens en het zogenaamde eigenaarschap meteen vast te leggen. Wie krijgt waar toegang tot en wie is de eigenaar van welk proces, wie is gemachtigd om de afzonderlijke processen aan te passen.

Verder vooruit
Omdat je jouw bedrijfsprocessen met behulp van ICT doeltreffender hebt ingericht, zien jouw klanten eerder resultaat. Afgezien van het feit dat jouw medewerkers zich daar minder voor hoeven in te spannen, is dat het belangrijkste gevolg. Meer klanttevredenheid, meer medewerkerstevredenheid én betere samenwerking door een vereenvoudigde werkwijze. Daarnaast wordt jouw organisatie zich (nog meer) bewust van het belang van productief werken. Bovendien gaan jouw medewerkers actief meedenken over innovatie (en dus groei). Veel beter gaat het niet worden.

Is het écht nodig?
Uiteindelijk bepaal je natuurlijk zelf welke doelen je met jouw bedrijf wilt bereiken en welke middelen je daarvoor wilt gebruiken. Feit is wel dat je met slimme ICT oplossingen, snel vooruit kunt komen door routinematige handelingen te automatiseren.
Daardoor houd je meer tijd over om je te richten op je doelstellingen en hoef je minder tijd te besteden aan de uitvoering van terugkerende werkzaamheden. Je hoeft maar één keer te investeren om er blijvend plezier van te hebben. En wat heb je te verliezen? Door ICT vóór jou te laten werken, kun je er alleen maar bij winnen. Je organisatie eenvoudiger (be)sturen, tevreden klanten en tevreden medewerkers.

Sounds like a plan?