De bezem door je mailbox

Je bent té veel tijd kwijt aan je mailbox;
Je krijgt stress van jouw mail;
Je ziet door de stortvloed aan mails door de bomen het bos niet meer;
Je wilt structureel sneller en slimmer je mails verwerken.

Herkenbaar?

E-mail kan héél gemakkelijk veel van jouw kostbare tijd opslurpen. Als je niet oplet, ben je er continu mee bezig. Je wilt namelijk geen belangrijke dingen missen en snel antwoord kunnen geven als collega’s je iets vragen. Dit gaat echter wel ten koste van tijd die je hebt om aan andere, veel belangrijkere dingen te werken. Want elk uur dat je aan e-mail besteedt, kun je niet ergens anders aan besteden.

E-mail kán inderdaad héél veel tijd kosten en stress veroorzaken. Maar het kan óók een superhandig communicatiemiddel zijn. Maar daarvoor moeten we eerst puin gaan ruimen; daarna kunnen we verder!

Vijf stappen die jou zeker zullen helpen om van chaos naar orde te gaan.

STAP 1 | AFMELDEN VAN E-MAILS

Om je mailbox op te ruimen, moeten de mails natuurlijk verdwijnen uit je inbox. Klinkt logisch, toch. Maar: begin NIET gelijk met mails verwijderen. Huh, wat?! Nee, pak het slimmer aan en denk vóórdat je besluit om een e-mail weg te doen, na over het volgende:
Wil ik in de toekomst nog een vergelijkbare mail ontvangen? Is het antwoord nee? Kijk dan of je je af kunt melden!
Zo ben je niet alleen NU van de e-mail af, maar voorkom je ook dat een vergelijkbare mail in de toekomst weer ruimte in beslag gaat nemen in je mailbox. Meld je af van updates  en nieuwsbrieven die je eigenlijk toch nooit leest

STAP 2 | E-MAILS VERWIJDEREN

Als je je afgemeld hebt, dan is het tijd om mails te gaan verwijderen. Je kunt een mail verwijderen als je hem in de toekomst niet nodig gaat hebben.
Verwijder ten eerste alle mails waarvoor je je hebt afgemeld. Als je de mails in de toekomst niet meer wilt ontvangen, dan hoef je degene die je al gehad hebt ook niet meer te bewaren. Verwijder daarna mails van social media waar je niets mee doet: vriendenverzoeken van Facebook, updates van Instagram, uitnodigingen van LinkedIn.
Ga daarna op zoek naar update mails. Mails die jou op de hoogte brengen van de status van lopende projecten of behaalde resultaten. Vaak zijn deze mails puur ter informatie en hoef je er verder niets mee te doen. Verwijder mails die voor jou echt niet interessant zijn of die geen nieuwe informatie bevatten.
Ga tot slot op zoek naar alle korte mails. Denk hierbij aan mails waarin je in een paar regels bedankt wordt voor iets wat je gedaan hebt. Dat is heel aardig en goed bedoeld, maar na het lezen ervan hoef je deze mails niet te bewaren. Gooi ze dan ook weg!

STAP 3 | E-MAILS ARCHIVEREN

Mails waar je niets (meer) mee hoeft te doen, maar die je wel wilt bewaren om op terug te kunnen vallen, kun je archiveren.
Archiveren is niets meer dan ze in een map bewaren zodat je er later nog een keer naar kunt kijken.
Om mails te archiveren kun je bijvoorbeeld naar de volgende typen mails op zoek gaan: Ga op zoek naar mails waar jij op CC staat. Vaak is dit een indicatie dat de mail niet direct voor jou bedoeld is, maar slechts naar je gestuurd is om je ergens van op de hoogte te brengen. Lees de mail door en archiveer deze.
Check ook de mails waar je niet op CC staat, maar die toch ook ter info bedoeld zijn.
Controleer vervolgens mails die al opgepakt of verlopen zijn. Zeker met een volle inbox kun je gerust onderaan beginnen en kijken welke van je oude mails eigenlijk inmiddels al niet meer van toepassing zijn, omdat je de taak al hebt uitgevoerd of omdat ze simpelweg verlopen zijn.
Kijk tot slot wat er aan mailreeksen in je inbox staat. Heb je 10 mails over hetzelfde onderwerp? Sleep dan alvast de minst recente 9 weg en check bij de tiende mail wat er allemaal besproken is en wat jij daar eventueel mee moet doen.

De hoeveelheid werk wordt niet minder, maar je creëert wel véél meer overzicht in je inbox.

STAP 4 | 2 MINUTEN E-MAILS OPPAKKEN

Houd bij alles de 2 minuten regel aan: Als je het binnen 2 minuten kan doen, doe het dan gelijk. Waarom? Omdat als je een e-mail die je binnen 2 minuten kunt beantwoorden in je mailbox laat staan, je er steeds weer opnieuw naar gaat kijken als je je mailbox opent. Dan ben je er steeds weer opnieuw door afgeleid. Als je dat dan een paar keer doet, dan heeft het bekijken van de e-mail al snel véél meer tijd gekost dan de tijd die je nodig had voor het gelijk beantwoorden ervan. En dan ben je opeens vijf minuten tijd kwijt aan een e-mail die je binnen een minuut had kunnen beantwoorden.

Loop je inbox door en bekijk welke e-mails jij binnen 2 minuten kunt beantwoorden, en doe dat meteen. Weg is weg!

STAP 5 | BEDENK EEN WERKWIJZE VOOR DE OVERIGE E-MAILS

De ene week pak je alle e-mails gelijk op – en de andere week blijft alles liggen. De ene keer geef je een belangrijke mail een vlaggetje, de andere keer schrijf je het op een post it. De ene keer gaat de mail in de archiefmap ‘Klant project X’ en de andere keer gaat een mail over hetzelfde onderwerp in de algemene mail map van die klant. De ene keer neem je je collega wel mee op CC en de andere keer niet. Op zich werkt dat prima. Totdat die post it een keer kwijtraakt en je vergeet om die belangrijke mail op te pakken. Totdat je die ene mail weer nodig hebt en niet kunt vinden in de projectmap. Totdat je collega je vraagt ‘waarom het zo lang duurt voordat je op die e-mail reageert’ terwijl je twee weken geleden een antwoord hebt gestuurd.
Je mist dan een systeem.

De truc om jouw mailbox vanaf nu ook opgeruimd te houden, is om te werken met een e-mailsysteem.

Belangrijke onderdelen van jouw e-mailsysteem zijn bijvoorbeeld: Welke e-mails je waar archiveert .Wanneer je een e-mail archiveert en wanneer je hem verwijdert. Wat je doet met e-mails waar je nog actie op moet ondernemen. Waar je e-mails over stuurt (en wat je bijvoorbeeld telefonisch doet). Hoe vaak je e-mails verwerkt. En ga zo maar door.

Bepaal een systeem voor jouw e-mails – en volg dat. Altijd. Als je het systeem hebt bepaald, pas het dan gelijk toe op alles wat er nog is overgebleven in je inbox – en als het goed is, is je inbox daarna leeg. Blijven er nog emails over, dan mist er nog iets in je systeem.

Start vandaag nog met het creëren van overzicht. Wil je hulp bij het opzetten van een goed archief of duidelijke mappenstructuur? Stuur ons dan een bericht op support@deictexpert.nl .