Tijdregistratie: Tijdverspilling of productiviteitswinst?

Veel mkb'ers doen niet aan tijdregistratie. De reden hiervoor is dat het vaak wordt gezien als iets dat vooral veel tijd kost maar daarentegen weinig oplevert.

Maar is dat daadwerkelijk zo?

De ervaring wijst juist het tegendeel uit: tijdregistratie geeft namelijk inzicht in ieders tijdbesteding. Alleen al door ermee bezig te zijn, zie je dat medewerkers zich meer bewust zijn van hun activiteiten op een dag. Mensen gaan productiever werken en houden zich meer aan de planning. Dat betekent dat ook de financiële resultaten direct verbeteren.

Als je het zo bekijkt, is het eigenlijk heel vreemd dat je je werktijden niet zou bijhouden. Je betaalt je medewerkers immers wel voor tijd, toch? Denk maar eens aan uurloon wat je betaalt of aan een bepaald loon per maand.
Zeker in het geval van uurloon is het belangrijk om te weten hoe lang iemand gewerkt heeft, maar ook in andere situaties wil je weten of iemand werkt voor de tijd waarvoor hij/zij betaald wordt.


Ook in offertes zie je vaak het tijdsaspect terugkomen. Achteraf zou je dan juist willen weten of de gecalculeerde tijd voor deze opdracht klopte. En wellicht wil ook de betreffende klant een verantwoording achteraf.

Je werktijden niet bijhouden is eigenlijk heel vreemd omdat je doorgaans je medewerkers wel voor tijd betaalt.

Je tijd registreren biedt dus een aantal voordelen. Als je nog niet aan tijdregistratie doet, hoe kan je dit dan toch op een zinvolle manier introduceren en beheren in jouw organisatie? Hoe creëer je draagvlak hiervoor bij je medewerkers.

Zes belangrijke stappen die je hierbij kunnen helpen.

1. Licht het gebruik toe
Leg aan alle medewerkers uit waarom de tijdregistratie er komt en wat je van ieder van hen verwacht. Vaak is er onterecht angst dat het vooral gaat om het controleren of de medewerker zijn uren wel maakt, terwijl het doel juist een verbetering voor iedereen is. Als een taak niet binnen de gecalculeerde tijd afgerond wordt, kan dit twee oorzaken hebben: de gecalculeerde tijd was niet goed of er is te snel of te langzaam gewerkt. Door de afwijking inzichtelijk te krijgen, kun je vervolgens naar oorzaken en oplossingen zoeken.

2. Stel vast wat je registreert
Stel vooraf vast welke uren je in welk detail wil vastleggen. Begin daarbij niet te gedetailleerd, want later kun je altijd verfijnen. Ga uit van gemiddeldes.

3. Kies een tijdregistratieprogramma
Er zijn diverse programma's om de tijd in te registreren. Deze programma's bieden soms ook extra functionaliteiten die voor jouw bedrijf handig kunnen zijn. Steeds meer systemen hebben een app voor de tablet of smartphone, waardoor je medewerkers meteen de uren kunnen invoeren en er zijn zelfs apps die een soort van stopwatch kunnen laten lopen wanneer  er aan een opdracht gewerkt wordt.
Die investering zou wel eens op kunnen wegen tegen het op papier bijhouden en verwerken van tijdregistratie.

4. Maak een planning
Door een planning te maken met een bepaalde tijd per taak. Per taak wordt direct inzichtelijk hoeveel tijd waaraan wordt besteed. Hier vindt vervolgens een schifting plaats: moet je dit wel of niet doen? Moet je hier wel zoveel tijd aan besteden? Als je de kostprijs van je eigen medewerkers weet (en zij ook), wordt nog duidelijker wie welke werkzaamheden wel of niet moet doen. Zo wordt het ook duidelijk dat het soms toch (veel) goedkoper is om iemand in te huren dan om het zelf te doen. 

5. Houd het praktisch
Je hoeft niet elke seconde per gehaalde kop koffie te laten registreren. Zeker voor werkzaamheden die tegelijk voor meerdere klanten of producten worden uitgevoerd is het werken met gemiddelden wellicht praktischer dan een exacte registratie. Een medewerker die gedurende 8 uur voor vier klanten werkt, kan je per uur bij laten houden hoeveel tijd aan elke klant besteed is, maar praktischer is het om bijvoorbeeld de omzetverhouding van die werkzaamheden te nemen en op basis daarvan de gewerkte tijd aan deze opdrachten of klanten toe te rekenen.

6. Rapporteer, analyseer en verbeter
In het begin zal je vaker, bijvoorbeeld dagelijks of per week, beoordelen of er goed wordt geregistreerd. Indien nodig kun je daar direct op bijsturen, want zonder een redelijke registratie kun je niets zinnigs over de uitkomsten zeggen. Als er goed wordt geregistreerd, en dat hoeft geen 100 procent van de tijd te zijn, dan kun je analyseren en verbeteren. Doe dit in overleg met je medewerkers om blijvende verbeteringen te verkrijgen. Het rapporteren over de uitkomsten van de tijdregistratie maakt dat medewerkers hieraan goed blijven meewerken.

Door de rapportages met medewerkers te analyseren, ontstaat veel meer betrokkenheid om de juiste oorzaak en oplossing voor de afwijkingen te bepalen. Daarnaast stimuleert dit het eerder bedoelde inzicht.

Je laat daarmee zien dat het juist gaat om het achterhalen van de oorzaken van afwijkingen. Komt het doordat we te strak gecalculeerd hebben of komt het doordat we niet goed gewerkt hebben? Hoe kunnen we dan zorgen dat we voortaan wel de juiste benodigde tijd begroten en er volgens de gestelde tijd gewerkt wordt?

Ga ermee aan de slag en zie wat het jouw bedrijf oplevert!