6 1/2 tips om je productiviteit blijvend te verhogen

 “Als je focust op resultaat, zal je nooit veranderen; als je focust op verandering zal je resultaat zien”. 

Dit geldt absoluut ook voor het begrip productiviteit en onze behoefte aan méér productiviteit. Je kunt je focussen op het bereiken van meer doelen, meer resultaat, meer omzet óf je legt je focus op de weg daar naar toe.

Ben jij bereid kleine veranderingen toe te laten in je dagelijkse ritme die jou veranderingen gaan geven en productiever maken?

Je bent productief als je:
… een planning hebt gemaakt met taken die jou in de richting van je doelen brengen;
… de taken op de planning ook daadwerkelijk uitvoert zodat je stappen zet richting je doel.

6 ½ lifehacks die jouw productiviteit zeker omhoog zullen brengen. 

1. Bepaal je doelen

Als je het gevoel hebt dat je productiever wilt zijn, dat je meer wilt doen dan je momenteel doet in een werkweek, is het goed om eerst je doelen vast te stellen. Waar wil ik heen? Wat wil ik bereiken? Een doel geeft je richting en focus. Concretiseer daarom je doel zo goed mogelijk. 

Je kunt hiervoor het SMART principe gebruiken. Elk SMART- doel bestaat uit 5 kenmerken;
1. Specifiek: Benoem details en maak duidelijk wat je voor ogen hebt. Wees concreet.
2. Meetbaar: Koppel cijfers aan je doelen zodat je het resultaat ook kunt meten.
3. Acceptabel: Zorg voor draagvlak bij je collega’s voor je doelen.
4. Realistisch: Maak je doelen haalbaar. 
5. Tijdgebonden: Maak een deadline. 

Je hebt je doelen voor de dag, voor de week of voor een langere periode vastgesteld. Op naar de volgende stap.

2. Maak een planning

Wie de dag begint met een plan, krijgt meer gedaan en is productiever. Zorg dat je elke dag aan het eind van de werkdag, alvast naar de agenda van de dag er na kijkt en stel jezelf de vraag: Welke drie taken wil ik morgen sowieso afronden? Dit voorkomt dat je in de ochtend naar je scherm gaat zitten staren, door de hoeveelheid werk niet weet waar je aan moet beginnen en jezelf niet af hoeft te gaan vragen: wat zal ik gaan doen vandaag. Alles heeft namelijk prioriteit...toch ? 

Wat ook goed werkt is meteen de vervelendste taak uit de weg te ruimen. Als deze taak is weggewerkt, voel je je opgelucht en vol energie om aan je doelen voor die dag te werken.

Jouw collega’s zijn rond een uur of half 11 pas klaar met koffie drinken en mail lezen maar jij hebt al serieus werk verzet omdat je van te voren wist waarmee je aan de slag kon en daarom snel op gang kwam.

3. Werk zonder afleidingen

Zit je net lekker te werken aan je doelstellingen van die dag, popt er een emailnotificatie op.  Je opent de mail toch even want wie weet is het belangrijk…Het lijken allemaal korte afleidingen maar ongemerkt lekt er heel veel tijd weg door deze stoorzenders. Het komt je productiviteit niet ten goede en voor je het weet zit je midden in een mailwisseling met collega’s i.p.v. dat je met je eigen werk bezig bent. 

Elke keer als je doet wat er van je wordt gevraagd in een email, ben je bezig met iets wat een ander van jou vraagt i.p.v. met je eigen doelen. 

Een mooi bijkomend effect van het niet continu lezen en beantwoorden van je mail is dat als je zelf veel minder mails stuurt, je er ook minder terug krijgt. 

Zet daarom je meldingen uit. Dit creëert rust en focus. 

4. Focus je op waardevolle taken

De meest doeltreffende manier om je productiviteit te verhogen is door je enkel bezig te houden met taken en projecten die jou dichter bij je doelen brengen. 

Klinkt heel logisch toch? Maar hoeveel uur besteed je per dag aan het uitvoeren van allerlei tijdverspillers en ad hoc klusjes? Deze taken slokken veel kostbare tijd op, zonder dat ze iets bijdragen aan je productiviteit. Bepaal welke taken daadwerkelijk bijdragen aan de voortgang van het werk.

Stel jezelf daarom eens de volgende vragen:
.... Wat zijn mijn belangrijkste taken op dit moment?
.... Welke taken behoren tot de kern van mijn functie en kan alleen ik uitvoeren?
.... Wat is vandaag de meest waardevolle besteding van mijn tijd?

Het helpt je gedurende de dag om keuzes te maken in taken die je oppakt. Zodra je hier bewust mee bezig bent, ben je op weg om je productiviteit te verhogen. 

5.  Word een monotasker

Multitasken wordt vaak als vaardigheid  genoemd, alsof je een stressbestendige alleskunner bent maar in de praktijk is het helemaal geen pluspunt als je veel aan het multitasken bent. Wanneer je je voortdurend met meerdere zaken tegelijk bezighoudt, dan ben je aanzienlijk minder productief dan wanneer je al je focus op één taak kunt richten. Stop daarom met multitasken en focus je op één taak en maak die af voordat je aan een andere begint.

Uit onderzoek blijkt dat als je switcht van het ene onderwerp naar het andere, het gemiddeld ongeveer 23 minuten duurt voordat je de focus terug hebt.

Multitasken maakt je minder productief en zorgt ervoor dat je steeds weer de focus verliest. Je komt niet in de juiste workflow doordat je je aandacht constant verdeelt over meerdere taken en hierdoor verlies je veel energie.

6. Investeer in online werken

Je productiviteit zal zienderogen omhoog gaan wanneer je overal kunt werken alsof je op kantoor bent.  Verouderde ICT systemen kunnen jouw productiviteit tot tientallen procenten verminderen. En dat is juist niet wat je wilt. Denk er eens over na om bijvoorbeeld over te stappen naar Microsoft 365. Alle apps zijn naadloos verbonden met elkaar, je kunt eenvoudig communiceren met collega’s via Teams. Dat scheelt weer een hoop email en alle data die je onderling uitwisselt, is veilig. 

Je voorkomt hiermee dat jij of jouw medewerkers informatie op allerlei plekken opslaan. Het kost je onnodig veel tijd – en dus geld – om deze informatie terug te vinden en te verzamelen. Niet goed voor de productiviteit!

6 ½.  Blijf alert op bovenstaande punten

Gun jezelf af en toe de tijd om bovenstaande tips weer even langs te lopen om te evalueren of ze voor jou werken én om jezelf weer even op te scherpen.