Mailbox opruimen en herindelen

Loopt jouw inbox op dit moment over van ongelezen e-mails? En staan deze allemaal ongecategoriseerd door elkaar? Niet echt een prettige manier van werken… Rust in je hoofd begint namelijk bij rust in je mailbox. Met behulp van de volgende tips kun je jouw mailbox gemakkelijk opruimen en herindelen.

Een duidelijke structuur

Een goede mappenstructuur is het startpunt van een overzichtelijke inbox. Begin met een geheel nieuwe, lege mappenstructuur. Maak niet meer dan 8 hoofdmappen aan en ga hierbij niet ‘dieper’ dan 3 lagen. Met deze structuur zorg je ervoor dat je in één oogopslag overzicht hebt over al je mappen. 

Tip: Door een cijfer te plaatsen voor de namen van de mappen, kun je zelf de volgorde van de mappenstructuur bepalen. Bijvoorbeeld: 01-Klanten. 02-Projecten. 03-Privé.

Het opruimen van oude e-mails

Wanneer de mappenstructuur staat, kun je aan de slag gaan met het opruimen van je mailbox. Dit doe je door alle oude e-mails in de juiste map te plaatsen. Onder oude e-mails verstaan we berichten van gemiddeld 2-4 weken geleden. Je hoeft deze e-mails niet te verwijderen, alleen te archiveren in de juiste map. Op deze manier zorg je ervoor dat je informatie gemakkelijk kunt terugvinden wanneer dat nodig is. Neem even rustig een moment om deze taak uit te voeren.

Onbelangrijke e-mails

Nadat je de oude berichten hebt behandeld, is het tijd om te kijken naar alle onbelangrijke e-mails in je inbox. Waarschijnlijk komen er dagelijks veel e-mails binnen die helemaal niet zo belangrijk zijn. Nieuwsbrieven, aanbiedingen en meldingen van social media platformen zijn hier goede voorbeelden van. Stel jezelf de vraag of je echt iets met deze e-mail doet. Is het antwoord nee, dan raden wij je aan om je direct af te melden van de betreffende mailinglijst(en). 

Relevante mails behandelen

Je bent er bijna! Als het goed is staan er nu alleen nog maar relevante en niet afgehandelde e-mails in je inbox. Begin met het afhandelen van simpele e-mails die niet meer dan 5 minuten van je tijd vergen. Tot slot kun je aan de slag met het afhandelen van de laatste e-mails. Plan jouw to-do’s in, zet de afspraken in je agenda, reageer op de e-mails en archiveer naar wens.