Een dag van een officemanager op kantoor bij De ICT Expert

Om half 9 is iedereen op kantoor. De dag ervoor heb je al een digitaal overzicht voor iedereen gemaakt van de opdrachten die vandaag moeten worden opgepakt. Om 9 uur is de dagelijkse, korte teambespreking, waarin jij iedereen vertelt wat er vandaag van hem wordt verwacht. Ook Damian, de stagiaire, is daarbij aanwezig, want jij begeleidt hem tijdens zijn stage.

Nog even de telefoon oppakken

Ringg, ringgg….snel pak je nog even de telefoon op. Goedemorgen De ICT Expert, waarmee kan ik je helpen? Een van de leverancier belt om even de stand van het project door te geven. Je noteert alles direct in het systeem bij de betreffende klant. Vervolgens roep je iedereen bij elkaar en begin je met het teamoverleg.

De digitale opdrachtbonnen voor Harry

Je vertelt Harry, één van de ICT-medewerkers, welke opdrachten vandaag afgerond moeten worden. Je vertelt hem waar je alle benodigde materialen hebt neergelegd en geeft hem de opdrachtbonnen, waarop hij aantekeningen kan maken tijdens het uitvoeren van de opdrachten, zodat jij ze daarna kan verwerken en direct facturen naar de klanten kan versturen. Harry stapt daarna snel in zijn auto op weg naar de eerste klant.

Je bent nog bezig om die opdrachtbonnen digitaal te maken, zodat hij onderweg alles online kan doorgeven en het ook direct in het systeem staat. Maar dat is nog niet helemaal klaar voor de testfase. Met een digitale aantekening in je agenda herinner je jezelf eraan dat je daar vandaag ook nog even naar wilt kijken.

Ook werk je voor Mijn Computer Hulp

Ringgg, ringggg….hé je ziet een ander nummer op de display verschijnen, dit is een klant van Mijn Computer Hulp, het andere IT-bedrijf van eigenaar Maarten…..Goedemorgen Mijn Computer Hulp, waarmee kan ik je helpen? De dame aan de andere kant is haar muis kwijt en weet niet hoe ze dit moet herstellen.

Ze heeft een Raad&Daad-abonnement bij ons afgesloten, zie je in het systeem. Voor een vast maandbedrag kan ze ons altijd bellen voor ICT-hulp, zonder dat ze daarvoor een factuur ontvangt. Het blijkt een klein probleem te zijn, 2 minuutjes werk, dus je helpt haar direct even. Je registreert de vraag en oplossing bij haar account en hangt op “Weer een tevreden klant”, denk je.

Direct noteer je op jouw digitale to-do-lijst dat je een handleiding wilt maken voor dit probleem, zodat andere klanten met dezelfde vraag dit via die handleiding in vervolg ook zelf kunnen oplossen.

Het teamoverleg, video-instructies voor de stagiaire

Terug naar de stagiaire…..Damian gaat jou vandaag helpen met het maken van nieuwe instructiefilmpjes, zodat de kennisbank van De ICT Expert verder gevuld kan worden. Want het doel van De ICT Expert is dat elke ondernemer er ook zelf voor kan zorgen dat hij of zij frustratievrij kan werken en geen ICT-gedoe meer ervaart. Je hebt hiervoor een aantal nieuwe video-ideeën opgeschreven en uitgewerkt, zodat Damian dit zelfstandig kan oppakken.

Een boze klant aan de telefoon

Ringgg, ringgg, headset weer op…..Goedemorgen De ICT Expert, waarmee kan ik je helpen? De opdrachtgever aan de andere kant is boos en gefrustreerd, hij heeft voor de zoveelste keer computerproblemen. Hij wil nu geholpen worden. Je staat hem netjes te woord, registreert zijn vraag in het systeem en maakt een afspraak met hem wanneer hij geholpen wordt, aangezien er op dit moment geen medewerker beschikbaar is, die hem kan helpen.

Op zijn vraag of hij dan Maarten nú kan spreken, geef je aan dat ook hij er niet is. Uit ervaring weet je dat alle klanten naar Maarten vragen, maar hij wil vanochtend niet gestoord worden, dus los je het zelf op. Enigszins gerustgesteld hangt de klant op. Hij weet exact waar hij aan toe is. Voor de tussentijd heb je hem namelijk een tijdelijke oplossing geboden, waarmee de klant voor nu verder kan. Het systeem van De ICT Expert stuurt hem ook nog een bevestiging van de gemaakte afspraken.

Zelf aan de slag….met automatiseren van processen

Waar was ik ook alweer mee bezig, o ja, ik was net klaar met het instrueren van Damian voor het opnemen van nieuwe video’s. Nu kan ik aan mijn eigen werk beginnen. Vandaag staat de administratie en het bellen van een aantal klanten, bij wie de opdracht vorige week is afgerond of opgeleverd op de planning…..Ook wil je nog een aantal processen automatiseren, waardoor het voor iedereen nog makkelijker en gestructureerder werken wordt…..ringggg, ringggg, de telefoon blijft maar rinkelen de rest van de ochtend.

Sparren met Maarten

Net na de lunch heb je een afspraak met Maarten. Alle agenda-afspraken van Maarten voor de volgende dag heb je al voorbereid. Waar je eerst alles op papier aanleverde, heb je per klant nu al digitaal een dossier aangemaakt met belangrijke opmerkingen en achtergrondinformatie over de klant. Net zo makkelijk voor Maarten wanneer hij onderweg is.

Daarnaast wil je met Maarten de uitslag van het klanttevredenheidsonderzoek over het 3e kwartaal van 2020 bespreken. Je hebt al een analyse gemaakt met de aandachtspunten. Ook heb je al een aantal ideeën hoe we dit kunnen verbeteren en automatiseren, die je aan hem wilt voorleggen.

Wij zoeken een officemanager met ICT-kennis

Dit is misschien wel hoe jouw werkdag er straks uit kan gaan zien, jouw dag als Officemanager met ICT-kennis bij De ICT Expert. Wij willen ons team uitbreiden met iemand die van aanpakken weet, want steeds meer ondernemers weten ons te vinden, dus onze dienstverlening willen wij nog strakker organiseren. En daar hebben we jou voor nodig!

Word jij hier blij van?

Plannen, voorbereiden, controleren, aansturen, verbeteren, meedenken, ondersteunen, leidinggeven, ontwikkelen. Bij het horen van deze woorden, krijg jij direct een brede glimlach op jouw gezicht! Administratie, communicatie en organisatie van opdrachten en projecten, eerste aanspreekpunt van het bedrijf, en leidinggevende van het team van ICT-experts, jij hebt het allemaal onder je hoede.

Wat zoeken wij?

Welke kwaliteiten en eisen denken wij dat je moet hebben om deze rol te kunnen vervullen?

  1. communicatief sterk in je schoenen staan
  2. minimale ervaring in leidinggeven aan een klein team
  3. groot verantwoordelijkheidsgevoel
  4. gestructureerd werken en denken
  5. grote gedrevenheid om alles te willen vereenvoudigen door het te digitaliseren
  6. brede ICT-kennis
  7. nauwgezette projectbegeleiding en -bewaking
  8. denken vanuit mogelijkheden en kansen
  9. administratief heel sterk
  10. ervaring in accountmanagement
  11. het zijn van de ‘spin-in-the-web’ is jouw op de huid geschreven
  12. procesmatig denken zit in jouw DNA

Bel of mail ons als je meer wilt weten!

Voor meer informatie over deze functie, neem contact op met eigenaar Maarten van der Heide, via telefoonnummer 055-3033500 of maarten@deictexpert.nl. Je mag ook bellen met of mailen naar een andere spin-in-the-web Karin Beumer, Communicatieadviseur bij De ICT Expert, 06-54702705 of karin@deictexpert.nl.

Officemanager

Tags: